社内にはびこる無駄な会議、3つの特徴を知って生産性を向上させよう!【後編】

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無駄な会議の特徴、後編!今回で終わりです。最後のテーマは、

3.ファシリテーターがポンコツ、もしくはいない

会議や打合せを無駄なく、有意義に進行させるにはファシリテーターの存在が最重要です。ファシリテーターって何?という人に簡単に一言で説明すると、「会議の進行役」のことを指します。ファシリテーターの詳細な定義はググっていただければ色々なところで説明されているのであえて省略します。

皆さんは、会議や打合せに参加していてこのような経験をしたことはありませんか?『議題が合ったのに話が脱線してしまい何を話し合っていたのか見失ってしまう。』、『着地点が見えないまま何も決まらないで終わりもやもやする。』。そのような現場に出くわした場合、ミーティングの進行役がファシリテーターとして機能していないか、もしくはファシリテーターが会にいない可能性を疑いましょう。

一般的にファシリテーターの役割は、下記の4つがよく知られています。

1.場作り
2.参加者から意見を聞く、引き出す
3.整理する、また整理したことをまとめてメンバーにトランスレートする
4.まとめ

ざっくりいうとこの4つを意識して場を取りまとめる役割の人間をファシリテーターと呼びます。

この内容を意識して会議に参加すると、初っ端の場作りから破綻してしまっている集まりが以外にもめちゃくちゃ多いことに気が付きます。

「人を集めるだけ集めて場作りすらせずに議題探しから始める」、「ダラダラとぶれぶれの会議を2時間も3時間もする(この場合はたいてい話の論点が何回も変わってしまっている)」、「進行役が延々と話続けた挙げ句に時間がきて何も決まっていない」、「否定や論破ばかりして発言を抑制するような人が場をコントロールしている」、「意見を求める割に結論がすでに決まっている」など、みんな貴重な時間を割いて成果を出すために集まったはずなのに、集まるだけ無駄だったなぁ、というミーティングや会議を何度となく見てきました。

そのような場合、自分が進行役であれば改善できますが、自分が場をコントロールする立場にいない場合は残念な気持ちになりますよね。上司や同僚がそのような人ばかりの残念な組織なのであれば、反面教師にしていち早く自分がその場をコントロールできるようになるように務めるしかありません。

自らファシリテーター役を務める場があるのであれば、最初の役割である「場作り」がつかみとして最も大事だということを強くお伝えしたいと思います。なぜなら「場作り」次第で、打合せに参加する人の聞く耳や、参加の姿勢が一変するからです。うまく会議をできないなぁ、と悩んでいる方々、まずはミーティングの場作りに注力して改善してみることをおすすめします。

僕がファシリテーターとして会をひらく際に気をつけていること、真っ先にすることは、

●ミーティングの趣旨(目的)を明確にイメージする

です。前回のブログでも書きましたが、あつまる目的は何なのかを自分の中で明確にすることから始めます。 ①情報の共有なのか、②アイデア出しなのか、その他には、③意思決定、④コミュニケーション、 ⑤士気向上、メンバーのベクトル統一 が目的のカテゴリとして存在します。そのカテゴリから一つ選んだ上で、その会議の着地点を決めます。「今回のミーティングの1時間後の成果はなにか?」を明確に自分の中で決めておくのです。ファシリテーターはあくまで中立なのでそこでいう「成果」「成功」は『結論』ではありません。1時間だったら1時間、話し合った中で会に参加した全員が会議室を出る時、何を手に入れていたら成功か、という着地点を予め決めておくのです。

まずは、自分が着地点をイメージしていないとメンバーも何を話し合っているのかを理解できないですし、最初からベクトルが異なる方向に話が進むか、参加者の立ち位置や姿勢、発言内容すら変わってしまう可能性があります。

そして、「ミーティングの趣旨」が決まったら次に行うのは、

●あえて声に出して発言して会の参加者に目的を明確に周知させる

これは非常に重要なことです。そして、最も効果がある施策です。あえて丁寧、且つわかりやすい言葉で、今回のミーティングの目的、趣旨を説明し、これが決まってその結果を持ち帰ることができればこの会議の目的は達成だという明確な指針を参加者全員に理解してもらいます。

僕が一番気をつけているのは上記の2つです。開始前の準備としてこの2つをしっかり丁寧に行うことで、その後の進行が本当に、目に見えてやりやすくなります。嘘だと思って実践していただければと思います。場作りの後にも重要な役割はありますが、このブログではつかみが最も肝心だと言うことを強調しておきます。

つかみをしっかり押さえれば、あとは心構えとちょっとしたテクニックと慣れなので、簡単な説明だけにしておきます。自分がファシリテートする時には、次のことを意識して会を進行してみてください。

ファシリテーターは中立!を前提に、

2.参加者から意見を聞く、引き出す
「参加者に発言を促しフォローする」
「発言の内容を確認、全体にトランスレートする」
など、メンバーの参加を促し、進行をサポートします。


3.整理した上で合意形成する
「ロジックとともに発言を整理、メンバーと合意形成しながら進行する」

4.まとめ
「一度話し合った内容と経緯を最後にもう一度読み合わせる」
「結論を理解しやすい言葉にまとめて再度メンバーに認識させる」
「結論を次回のメンバーのアクションに変換した上で再度共有する」

という流れです。最後にもう一度、円滑な会を進行させるためには最初のつかみが最も肝心です。

●ミーティングの趣旨(目的)を明確にイメージする
●あえて声に出して発言して会の参加者に目的を明確に周知させる

この2つがちゃんとできていないがために残念な会になっているミーティングや会議はめちゃくちゃ多いです。ファシリテーターがポンコツなら、自分がファシリテーターになれるように務めましょう。また、ファシリテーターが存在しない会議であれば、率先してファシリテーター役になってみましょう。せっかく時間を割いて複数の人が集まっているのに、意味のないミーティングに終わってしまうのは本当に残念でしかありません。その場では仕事した気になるかもしれませんが、そのような会での結果は本当の意味での成果につながっていないことがほとんどです。

今回で無駄な会議をなくそう!というテーマは最後になります。一人でもこの記事を呼んで無駄な会を有意義な時間に変えてもらえれば僕としても嬉しく思います!

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