社内にはびこる無駄な会議、3つの特徴を知って生産性を向上させよう!【中編】

LINEで送る
Pocket

前回の続きです。今回は無駄な会議の特徴中編です。これを読んで率化につなげてもらえれば幸いです。

2.無駄に長い

これも本当によくあります。皆さんも無駄に長いなぁと思う会議やミーティングはありませんか?例えば、定例会で議題がなくなったのに時間いっぱいまで議題を探したり、もしくはどうでもいい内容の連絡事項をぎりぎりまでだらだらとしてくる人がいる。など、早く終わってくれよ!と言いたくなるような状況に居合わせた人は少なくないのではないでしょうか?

基本的に会議やミーティングには必ず目的があります。自分の時間と他人の時間を同じ時間で共有して目的を達成するために行うのが会議やミーティングです。そのため、目的を達成すればすぐに切り上げるべきだし、目的がなければ集まる必要すらありません。そもそもなぜ、わざわざ人を集めて無駄が発生してしまうのか、それはその集まりの目的やその性質を会議に参加するメンバー全員が明確に共有できていないということが要因となって起こります。

では会議やミーティングの目的とは何でしょう?議題でしょうか?もちろん議題はその会議自体の目的ではありますが、議題は会議やミーティングを行う目的の十分条件でしかありません。 そもそも議題がない打ち合わせも存在するのです。それでは会議やミーティングの目的を明確にしてみましょう。その目的は一般的に下記の5つのカテゴリに分類されます。まずは、下記の5つを覚えておいて自分が参加する会議に当てはめてみると良いでしょう。

①情報の共有
②アイデア出し
③意思決定
④コミュニケーション
⑤士気向上、メンバーのベクトル統一

簡単に説明します、①情報共有、これは業務に必要な情報を共有する目的、朝礼や定例MTなどでの連絡事項などです。②アイデア出しはブレストミーティングです。何人か人が集まって様々な意見を出したい場合。③意思決定は決定すべき議題があり、会議で決裁を行う必要がある場合です。取締役会から、開発する商品の仕様確定、予算会議などがそれに当たります。④コミュニケーションを目的とした打ち合わせには議題がありません。この人とこの人を引き合わせるなど、紹介の場として自己紹介や雑談をするだけの打ち合わせも存在しますよね。⑤士気向上、メンバーのベクトル統一は、社員やメンバーの目的意識に訴えかけ、やる気を向上するために行われます、しばしば朝礼や表彰式典などの形式で行われるミーティングがそれに当たります。

このようにひとえにミーティングといっても、上記のように様々な目的が存在します。それぞれの目的を理解し、進行役も参加者もそれに合わせた行動を取る必要があるのです。これを理解していないがために、会議やミーティングが無駄に長い現状が起きている!といっても過言ではありません。

では具体的に何をすればいいのか、例にとって説明してみます。まず、情報共有の場では共有する情報を共有したら、よほどのことがない限り即切り上げましょう。二つ目、意思決定の場においても、意思決定が終了したらまだ時間になっていなかったとしても即切り上げましょう。(少し大げさに言っていますが、時間を意識しましょうという意味合いで捉えていただければと思います。その場が今後の仕事を円滑にするコミュニケーションの場に変わるケースももちろんあるからです。)

反対に、アイデア出しなどは時間をかっちり決めて、10分なら10分、その限られた時間の中でアイデアを出し合うという性質があるのでこのような場合は時間を厳守してください。

このような形で、会議やミーティングの性質をしっかりと理解していれば無駄な時間は発生しなくなっていきます。無駄にだらだらと時間いっぱいミーティングをしている(仕事してるつもりが実はサボっているに等しい)ような、コストの無駄を垂れ流しは今すぐにやめましょう。参加していてこの会議無駄に長いなぁ、と一度でも感じたことがあるなら、その集まりの目的を見直してみてください。

書いていてまた長くなったので後編に続きます。

LINEで送る
Pocket