社内にはびこる無駄な会議、3つの特徴を知って生産性を向上させよう!【前編】

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会議や打合せのやり方についてはよくブログや本なんかでもいろいろと紹介されています。自分も会社に入りたての頃は雑誌や本なんかでいろいろと勉強しては工夫して会議をしていた経験があります。今回は僕自身の長い会社務めの経験から、社内にはびこっている無駄な会議の特徴を紹介しようと思います。これを知ることで極力無駄な会議への参加を避け、無駄な会議を早めに切り上げる習慣をつけて生産性を向上させられれば幸いです。

ちなみに極端にとられるかもしれませんが、たいてい社内でやっている会議は8割無駄です!大げさではなく少なくとも僕の経験上、感覚では8割くらいは集まるだけ無駄だったり、短縮できる会議ばかりでした。本当にその点については、会社の経営陣の方は認識したほうがいいと思います。見えないところでめちゃめちゃ無駄なコストがかかってますので。

会議は参加するすべての人を拘束します。そのため、集まる人数が多い程会社としては無駄な人的コストをペイしていることになります。10人が一時間集まれば単純計算で10時間なので、一人の人が1日分作業した工数に匹敵します。つまり、どんなに給料が安い人(東京の最低賃金が1,000円だとして)その会議に会社は最低でも10,000円を支払っているということになります。無駄な会議をへらすだけで莫大なコストを削減できます。

【会議の特徴】
1.発言しない人が多い
2.無駄に長い
3.ファシリテーターがポンコツ、もしくはいない
(脱線する、着地点が見えないなど謎の現象が起こります。)

たいていこの3つに当てはまるのではないでしょうか?それではそれぞれの特徴を見ていきましょう。

1.発言しない人が多い

発言しない人が会議に参加していることは よくありがちですよね。 会議の場にいたとしても実質的に参加していないメンバーが入れば、それは完全に無駄なので、参加メンバーは最小限、 会議の人選はしっかり行いましょう。発言しない人が参加している要因として考えられるのは、そもそも会議に参加する人数が多すぎる、会議へ参加しても意味ない人が会議に参加しているなど、いくつかのなケースがあります。情報共有のためのミーティングなんかであれば、目的が全体への周知なので全員が参加していて問題ありませんが、何かを決定するためにアイデアを出し合ったり、ディスカッションする部類の打合せや会議では、人数は5名くらいが最適です。呼びすぎてもいいことは全く無いのでメンバーの人数は目的にあわせて判断しましょう。

そもそも会議に参加しても一切発言しない人は、あまり内容が頭に入っていなかったり、考えてなかったりする可能性が高いので仕事をサボっているに等しいと言えます。呼ぶだけ無駄なので予め参加メンバーに加えない方が無難です。会議に参加させるメンバーにも向き不向きがあることを意識すると間違いが起こりづらいでしょう。積極的に発言する、建設的にディスカッションに参加する人は自分の意見を持っていますし、会議の場が発展的に進むのに役立ちます。あまり発言をしない人はそもそも自分の意見を持っていなかったり、話を聞いていなかったりする可能性があります。

もちろん発言は少なくても思慮深く、非常に良いタイミングで会議の流れを変えてくれたりすることもあるのでファシリテーターの人や上司はしっかりと観察し、見極めて次回に活かすことに務めると良いと思います。また、ネガティブな意見ばかり出す人もいますが最悪のケースです。せっかく出たアイデアに文句をいうだけ言って、自分のアイデアが無いケースが多いのでそういう人は次から呼ばないようにするのが無難です。

長くなりそうなので、続きはまた明日書きますね。

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